Hankintapalvelut

Etelä-Karjalan hankintapalvelut toimii kilpailuttavana hankintayksikkönä useamman jäsenyhteisön tarpeita koskevissa yhteishankinnoissa sekä sellaisissa yhdenkin jäsenyhteisön erillishankinnoissa, joilla on huomattavaa toiminnallista ja taloudellista merkitystä. Toiminnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä periaatteita, joita ovat kilpailun aikaansaaminen, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä avoimuus.

Kilpailuttamismenettely kuhunkin hankintaan valitaan tapauskohtaisesti, yleisimmin käytetty menettelytapa on avoin tarjouskilpailu. Tarjouskilpailut valmistellaan ja toteutetaan tiiviissä yhteistyössä maakunnallisen hankintatoimen jäsenyhteisöistä koottujen asiantuntijatiimien tai pienryhmien kanssa.

Neuvonta

Etelä-Karjalan hankintapalvelut neuvoo yhteistyöjäseniä hankintojen suunnittelussa, kilpailutuksien järjestämisessä, sopimusten laadinnassa ja tiedon hankinnassa

Neuvontaa annetaan puhelimitse, sähköpostitse, henkilökohtaisesti keskustelemalla sekä erikseen järjestettävissä koulutustilaisuuksissa. Lisäksi Etelä-Karjalan hankintapalvelut ylläpitää ja tarjoaa jäsenyhteisöjen käyttöön hankintaan liittyviä asiakirjamalleja.

Kukin hankinta-asiantuntija/sihteeri neuvoo omaan vastuualueensa liittyvissä kysymyksissä.

Päätöksenteko

Etelä-Karjalan hankintapalvelun kilpailuttamista hankinnoista päättää hankintajohtaja, tai hänen delegointipäätökseen perustuen hankintapäällikkö/hankinta-asiantuntija. Erillishankinnoissa hankintapäätös tehdään kyseiseen hankintaan koskevan toimielimen tai viranhaltijan päätöksenä.

Hankintapäätös perustuu aina tarjouspyynnössä ilmoitettuihin valintakriteereihin ja tarjousvertailuun. Päätösesityksen valmistelee hankinnasta riippuen joko hankinta-asiantuntija/hankintasihteeri, asiantuntijaryhmä tai hankintatiimi.

Päätös muutoksenhakuosoituksineen annetaan tiedoksi kirjallisesti kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille.

Hankintasopimukset

Tarjouskilpailun perusteella valitun toimittajan kanssa laaditaan kirjallinen hankintasopimus, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet päätöksen ja siihen liittyvän oikaisuhakemusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimus laaditaan tarjouspyyntöön ja hyväksyttyyn tarjoukseen perustuen, niitä tarkoituksenmukaisilta osin täydentäen ja tarkentaen. Hankintasopimuksen teon jälkeen mahdollisesti tarvittavista tilauksista tai yksityiskohtaisimmista toimitussopimuksista vastaa tilaajayksikkö.